Das Realisieren eines Serienbriefes ist in InDesign relativ einfach. Hierzu ist lediglich eine kleine Text-Datei mit den jeweiligen Namen und sonstigen Angaben notwendig, die Sie auch bequem aus Excel oder einer Datenbank heraus vorab exportieren können.

Die Schritte im Einzelnen:

 

  • Erstellen Sie eine Textdatei, in der alle Daten eines Datensatzes hintereinander in einer Zeile enthalten sind. Die einzelnen Daten müssen mit Tabs voneinander getrennt sein. Die erste Zeile sollte eine Kopfzeile sein, welche die Namen der jeweiligen Daten enhält.

 

Sie können solch eine Text-Datei auch aus Excel heraus erstellen, wenn Sie die Excel-Datei am Ende im Format "Text (Tabstopp-getrennt)" speichern.

 

 

  • Öffnen Sie in InDesign das Bedienfeld "Datenzusammenführung" im Untermenü "Fenster - Hilfsprogramme"
  • Im Menü dieses Bedienfeldes klicken Sie auf "Datenquelle auswählen", und wählen dann die vorher erstellte Text-Datei an.

 

 

Im Bedienfeld erscheinen dann die einzelnen Textfelder, die aus der ersten Zeile der Text-Datei stammen.

 

 

  • Platzieren Sie den Cursor in den Platzhalter, wo die Daten aus der Text-Datei erscheinen sollen.
  • Durch einfaches Klicken auf die Feldnamen im Bedienfeld "Datenzusammenführung" werden Platzhalterer im Text eingefügt.
  • Achten Sie darauf, dass die einzelnen hintereinander eigefügten Felder keinen Anstand zueinander haben, so dass Sie z.B. zwischen den Feldern für Vor- und Nachname ein Leerzeichen platzieren sollten.

 

 

  • Aktivieren Sie im Bedienfeld "Datenzusammenführung" die Option "Vorschau".

 

 

  • Prüfen Sie, ober der Platzhalter groß genug ist und die Formatierung der Schrift in Ordnung ist. Sie können die Formatierung (Schriftart...) bei Platzhaltern genauso vernehmen, wie bei gewöhnlichem Text.
  • Klicken Sie rechts unten im Bedienfeld auf das Symbol "Zusammengeführtes Dokument" , das darauf folgende Dialogfeld bestätigen Sie (alle vorgegebenen Standardoptionen beibehalten). Ein neues Dokuemt mit der entsprechenden Anzahl von Datensätzen entsteht.
    InDesign gibt eine zusätzliche Meldung aus, ob das neue Textdokument ohne Übersatztext erstellt werden konnte. Ist das nicht der Fall, sollten Sie die Größe Ihrer Textfelder noch einmal überprüfen und diese auch für lange Namen/Texte ausreichen groß gestalten.

 

 

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg beim Erstellen Ihrer Serienbriefe!

Skyline Bergisch Gladbach und Köln